상사에게 결재를 잘 받는 세가지 비법

직장생활을 하다 보면 단계별로 무언가 결정을 하거나 특히 비용이 지출될 때에는 반드시 결재를 득해야 합니다. 물론 어떤 업무를 진행시키다가 윗사람에게 중간결과를 보고 하거나, 회의를 하고나서 정리한 내용을 공유할 때 보고서를 쓰기도 합니다. 혹자는 '결재를 잘 받는 사람이 진짜 능력있는 사람이다.'라고 말할 정도로 결재는 직장생활에 있어서 아주 중요한 프로세스 중의 하나라고 볼 수 있습니다. 

회사마다 고유의 결재 양식이 존재하고, 때로는 중요한 사안에 대해서는 반드시 결재(품의)를 하도록 사규에 규정이 되어 있기도 하며 비용의 크기나 사안의 중요성에 따라 어느 수준까지(팀장, 임원, 사장님 등) 결재를 받아야 하는지 구체적인 지침을 가지고 있는 회사도 있습니다.

회사 입장에서 결재를 반드시 해야 하는 이유는 회사 내에서 일어나는 중요한 사안에 대해서는 일련의 효율적인 보고체계에 의해서 의사결정을 내려야 하기 때문이며, 또한 비용이 지출되는 경우에는 결재서류를 근거로 경리팀에서 실제 비용지출이 내려지기 때문입니다. 그외에도 향후 감사에 대비해서도 그렇고 회사의 히스토리를 관리한다는 측면에서도 반드시 필요한 것이죠.

그래서 결국은 조직을 갖추고 있는 아무리 작은 회사라도 결재를 받지 못하면 업무의 프로세스 상 다음 단계로 일을 진행시키지 못하게 되는 것이죠. 즉, 결재를 잘 받아야 중요한 의사결정의 순간 순간이 매끄럽게 연결되며 특히 파트너인 대행사와 일을 하게 되는 경우 비용지출 결재가 이루어져야 대행사에서 인력투입이나 구매 등을 통해 업무를 본격적으로 시작할 수 있습니다. 그렇다면 이렇게 중요한 결재를 어떻게 하면 합리적으로 잘 받을 수 있을까요. 오늘은 그 방법에 대해서 이야기 해보도록 하겠습니다.

1. 결재내용에 대해서 평소에 기회가 있을 때마다 공유하라!(결재는 깜짝쇼가 아니다.)

결재나 보고를 함에 있어서 가장 중요한 사실 중의 하나는 '결재는 깜짝쇼가 아니라는 겁니다.' 이게 무슨 말이냐 하면 어떤 내용에 대해서 혼자서 '기발한 생각이겠지'하고 감추고 있다가 어느 순간 갑자기 윗사람한테 보여주면 백이면 백 그 자리에서 결재를 득하지 못하는 경우가 대부분입니다.

왜 그럴까 곰곰히 생각해 보면 중간 중간에 진행사항에 대해서 피드백을 하지 않고 아무하고도 공유하지 못했다면 결재나 보고의 모든 내용이 본인 수준에서 나온 아이디어가 대부분이며 다른 사람들의 조언이나, 돌발 사항, 그리고 주의해야할 내용 등이 포함되어 있지 않을 가능성이 있기에 완성도가 상대적으로 떨어질 확률이 높기 때문에 그렇고, 설사 결재를 올리는 사람의 아이디어가 너무 좋고 완벽하다고 할지라도 그것을 평가하고 결재를 해야하는 상사의 입장에서는 본인이 그 내용에 대해서 충분히 고민할 시간이 없는 상태에서 아무런 조언이나 충고 없이 그 자리에서 의사결정을 하기 쉽지 않기 때문에 그렇습니다.

그래서 결재를 잘 하는 가장 좋은 방법 중의 하나는 평소에 윗사람에게 기회가 될 때마다 본인의 아이디어를 공유하는 겁니다. 무슨 보고형식으로 특별하게 하지 않아도 됩니다. 점심시간이나 회식시간, 그리고 회사에서 커피를 한 잔 하면서 '팀장님 제가 평소에 이러 이러한 부분에 대해서 이런 아이디어가 있는데요.'등의 얘기를 부담없이 하게 되면 팀장님도 평소 본인의 생각에 대해서 표현을 하게 됩니다. 그게 긍정적이면 그 방향으로 더 고민을 하면 되고, 그렇지 않다면 반대 의견을 고려해서 방향을 약간 수정 하면 됩니다.

이렇게 결재 내용에 대해서 평소에 '가랑비에 옷 젖듯이' 해 놓고 나면 나중에 큰 무리 없이 결재를 받게될 가능성이 높습니다. 결재를 받는 상사의 입장에서는 평소에도 많이 들어 본 내용이고, 결재내용을 보니 본인의 의견도 충분히 반영이 되어 있으며, 일전에 했던 얘기들을 떠 올리면서 후배사원이 평소에 많은 고민을 하고 있었다고 생각하기에 큰 문제가 없다면 바로 그 자리에서 사인을 할 가능성이 높은 것이죠.

2. 결재는 타이밍이 중요하다.

결재의 내용이 부실하거나 핵심적인 내용이 잘못 됐다면 결재를 못 받을 수도 있는데요. 어느 정도 내용이 완벽하고 큰 문제가 없더라도 결재를 받기가 힘든 경우가 있습니다. 많은 경우 결재하는 타이밍이 잘못되었을 때 이런 일이 발생하곤 합니다. 회사에 본인의 상사가 한 명인 경우나 결재를 올리는 사람이 본인 한 명만 있는 경우는 드문데요. 이런데서 오는 혼선이 있을 수 있으므로 다음과 같은 경우를 피해서 결재를 받는 것이 좋습니다.

A. 본인 말고도 하루 종일 다른 사람의 결재가 밀려 있는 경우
결재를 올리다 보면 본인 이외에도 다른 여러명의 사람이 결재를 한꺼번에 올리는 경우가 있는데요. 결재를 받는 입장에서는 쉬지 않고 결재가 밀려 있는 경우 결재서류 하나 하나에 신경을 쓰기가 상대적으로 쉽지 않으며 특히 앞선 다른 사람의 결재가 비중이 크고 고민을 많이 해야 하는 경우라면 본인의 결재가 상대적으로 우선순위에서 밀릴 수도 있습니다.

B. 1차상사와 2차상사와의 관계가 원만하지 않을 때
사실 큰 회사일수록 결재 프로세스가 복잡하고 결재자가 많습니다. 보통은 본인의 바로 윗상사에게 결재를 받으면 되는데요. 때로는 본인이 모시는 상사와 그 위의 상사간에 의견이 충돌될 수가 있습니다. 어차피 본인은 1차상사에게만 결재를 받으면 된다고 생각하지만, 결국 최종의사결정권자에게서 결재를 받지 못하면 원하는 대로 업무를 실해하기 힘들기 때문에 이런 부분도 평소에 고민을 해야 하는데요. 대부분의 경우에는 1차상사가 2차상사를 설득시키는 것이 보통이지만, 두분이서 서로간의 감정이 좋지 않을 때나 관계가 원만하지 못한 경우를 피하거나 2차상사의 의견을 반영해서 결재를 받는 것도 방법입니다. 

C. 상사의 컨디션이 좋지 않은 경우
이런 경우야 비단 결재에 해당되지는 않습니다만, 상사의 기분이 좋지 않거나 컨디션이 너무 안 좋은 경우에는 결재를 피하는 것이 좋습니다. 사람이라면 누구라도 극도로 스트레스를 받거나, 아니면 너무 바쁘거나 몸 컨디션이 좋지 않은 경우에는 상대적으로 집중력이 떨어지기 때문에 해당 시간에는 중요한 결재서류를 검토하거나 판단하기에는 어려운 부분이 있습니다.

3. 한 번의 결재가 부담된다면, 여러개로 나누어서 하는 것도 방법이다.

사실 결재를 준비 하다 보면 한 번의 결재내용에 중요한 사안이 여러개가 들어가 있는 경우나 비용이 아주 큰 경우가 있는데요. 이렇게 중요한 결재를 한 번에 올리게 되면 결재를 하는 상사의 입장에서도 한 번에 여러가지 고민을 해야하고 특히 비용이 큰 경우에는 회사의 예산의 규모 적정성이나 비용지출의 시기를 고려하다보면 한 번에 결재를 하기에 부담스러운 경우가 종종 발생하게 됩니다. 
 
이럴 때는 중요한 사항을 카테고리 별이나 단계별로 나누어서 결재를 올리거나, 비용부문에 있어서도 비용지출항목을 면밀히 분석해서 지출이 이루어지는 시기나 종류를 고려해서 여러개로 나누어서 보고를 하는 것도 방법입니다. 이렇게 되면 결재를 받는 입장에서도 하나의 결재서류에 하나의 고민만을 하게 되고 절대금액이 상대적으로 작기 때문에 부담을 많이 덜 수 있기에 결재를 하기가 상대적으로 수월합니다.

저 같은 경우도 예전에 여러가지 이벤트나 프로모션이 많아서 한꺼번에 올리려고 하다가 여러번 결재를 퇴짜 맞은 적이 있었는데요. 처음에는 이유를 잘 몰라서 다짜고짜 결재를 해 달라고 들이대기도 했었는데요. 나중에 알고 보니 한꺼번에 너무 많은 비용이 지출되는 경우라 상사가 부담이 많이 된다는 사실을 알게 되었습니다. (사실 상사가 바로 최종결재를 하는 것이 아니라 그 위의 상사를 또 설득시켜야 하는 경우가 대부분이며 사규상 한 번에 얼마 금액 이상은 못하게 되어 있는 경우도 많습니다.)

그래서 결재서류를 이리저리 뜯어 보고 고민해 보니 이벤트가 여러가지가 있지만 되도록이면 불요불급한 것은 제외를 시키고 시기적으로도 곧바로 비용이 투하 되어야 실행이 되는 것부터 먼저 결재를 올리고 진행하면서, 결과를 보고 나중에 비용을 써도 되는 부분은 일정한 간격을 두고 결재를 올려서 사인을 받았던 기억이 납니다.

그리고 이슈가 여러가지 있는 경우라면 그 중에서 아주 중요한 것 위주로 분류를 하고 난 다음 우선순위별로 결재를 올리고, 상대적으로 우선순위에서 밀리거나 덜 중요한 것은 간단한 양식의 문서로 공유정도를 하는 것도 방법입니다.

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